Exchange-Status-Sync

Was kann das Modul?

Die STARFACE Erweiterung „Exchange-Status-Sync“ integriert den Kalender aus Microsoft Exchange oder Office 365 perfekt in die STARFACE Telefonanlage. So wird automatisch für die verschiedenen Arten von Terminen, wie „Gebucht“ oder „Außer Haus“, eine Rufumleitung für den betreffenden Benutzer aktiviert oder dieser auf „Nicht stören“ gesetzt. Zudem kann der Chat-Status entsprechend angepasst und der Betreff des Termins übernommen werden.

Technische Voraussetzungen

ab STARFACE 6.7.1

Verfügbare Plattformen

• – Appliance
• – VM
• – Cloud

Exchange Konfiguration

EWS-URL: Geben Sie die Server-URL zur Abfrage der EWS-Schnittstelle an. Im Regelfall ist diese wie folgt: 

https://[Exchange-Server]/EWS/Exchange.asmx

Hinweis: Ersetzen Sie [Exchange-Server] durch die IP-Adresse / DNS-Namen.

Bei Office 365 ist der Server outlook.office365.com. Nehmen Sie folgenden Eintrag vor:

https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx

ESW-Benutzer/Passwort

Geben Sie einen Benutzer und dessen Passwort ein. Bitte beachten Sie, dass der Benutzer das Leserecht auf die Kalender aller abzufragenden Nutzer haben muss. 

Hinweis Zertifikate: 
Falls Sie ein gültiges SSL Zertifikat erstellen möchten, bietet der Dienst “Let’s Encrypt” hierzu die Möglichkeit. Nähere Infos: https://letsencrypt.org/de/ 

Benutzergruppe

 Geben Sie die Auswahlgruppe an, welche von der STARFACE Erweiterung behandelt werden soll. Erstellen Sie hierzu eine neue Gruppe. Fügen Sie dieser alle Benutzer hinzu, die von dem Modul behandelt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass der Abgleich über die E-Mail-Adresse erfolgt. Bei den STARFACE Benutzern muss folglich die korrekte E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Microsoft Graph API

Verwende Microsoft Graph API: Wenn Sie die Microsoft Graph API verwenden wollen, aktivieren Sie diese Checkbox.  

Anwendungs-ID / Verzeichnis-ID: Geben Sie die Anwendungs-ID (Client) und die Verzeichnis-ID (Mandant) der erstellten Anwendung im Entra ID Portal an. Diese finden Sie in der Übersicht der Anwendung.

Geheimer Clientschlüssel: Geben Sie hier den erstellten Schlüssel aus dem Entra ID Portal ein. Im Entra ID Portal unter Zertifikate & Geheimnisse – Geheime Clientschlüssel – kopieren Sie den “Wert” und fügen Sie ihn hier ein.

Nutzer / Passwort: Geben Sie den Nutzernamen / Passwort eines Benutzers Ihrer Organisation an.

Standardaktionen

In Microsoft Exchange bzw. Office 365 gibt es die Terminarten „Frei“, „Beschäftigt“, „Abwesend“ und „Mit Vorbehalt“. Diese können in Outlook bei der Erstellung eines neuen Termins unter „Anzeigen als“ ausgewählt werden. Sie können für jede Terminart eine der folgenden Standardaktionen definieren:

NONE – Nichts tun
DND – “Nicht stören” aktivieren
FORWARD – Anrufweiterleitung (immer) aktivieren

Bitte beachten Sie, dass die Benutzer für die Anrufweiterleitung eine gültige „Immer-Umleitung“ vorkonfiguriert haben müssen. 

Weiterleitung für interne Anrufe: Geben Sie an, ob die Anrufweiterleitung auch für interne Anrufe aktiviert werden soll. 

Chat-Status setzen

Die Option setzt den Chat-Status je nach gewählter Terminart:

Termintitel als Status-Text

Die Option „Termintitel als Status-Text“ setzt den Termintitel (Betreff) als Status-Text des jeweiligen Benutzers. Auch eine Kombination von Chat-Status und Termintitel ist möglich. Im Regelfall wird der Titel des “wichtigsten” Termins übernommen.

Titel von parallelen Terminen verketten

Mit der Option „Titel von parallelen Terminen verketten“ werden bei parallelen Terminen die beiden Titel verkettet und als Status-Text gesetzt (z.B. “Titel 1, Titel 2”).

Status nicht überschreiben

Ist die Aktion “Status nicht überschreiben” aktiviert, ist das Modul führend und Nutzer können ihren Status nicht von Hand im Client setzen. Bleibt diese Option deaktiviert, wird der Status entsprechend dem Kalender neu als “verfügbar” oder “Nicht verfügbar” (tritt bei der Abmeldung auf) gesetzt.

Benutzerstatus nicht zurücksetzen

Die Option “Benutzerstatus nicht zurücksetzen” bewirkt, dass beim Deaktivieren der Modulinstanz der gesetzte Status nicht zurückgesetzt wird. Bleibt diese Option deaktiviert, setzt das Modul nur die Status zurück, die es selbst gesetzt hat.

Ignoriere Status “Abwesend”

Die Option “Ignoriere Status “Abwesend”” bewirkt, dass die Status entsprechend des Kalenders gesetzt werden, wenn der Status “Abwesend” durch die Clients (ggf. automatisch bei Inaktivität) gesetzt wird.