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Telefonie-Integration für DATEV

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Beschreibung

Mit der “Telefonie-Integration für DATEV” können Sie Ihre Telefongespräche minutengenau abrechnen und zu jedem Gespräch Ihre persönlichen Notizen hinzufügen. Mit wenigen Mausklicks übertragen Sie die gesammelten Informationen voll automatisiert in DATEV! Außerdem synchronisieren Sie ihre Ihre Mandanten ganz einfach mit dem Adressbuch der STARFACE, und ab sofort wird Ihnen jeder Anrufer mit Namen angezeigt. Ein Anruf bei Ihrem Mandanten erfolgt ebenfalls kinderleicht über einen Klick aus der DATEV-Arbeitsoberfläche.

Kompatibilität

DATEV Lokal/TSDATEVaspDATEV PARTNERasp
STARFACE ApplianceJaJaJa
STARFACE VM-EditionJaJaJa
STARFACE CloudJaJa*Ja

*UCI Proxy für DATEVasp von o-byte.com erforderlich

Der DATEV-UCI-Proxy ist eine lokal installierte Hardware, die eine Verbindung zwischen der DATEVasp und einer STARFACE Cloud (feste IP-Adresse notwendig) herstellt.
Es wird ein gesicherter Kommunikationsweg aus dem DATEVasp in Richtung STARFACE Cloud hergestellt.

Voraussetzungen

Die “Telefonie-Integration für DATEV” ist mit einer lokalen Installation von DATEV Arbeitsplatz einer Installation von DATEV Arbeitsplatz auf einem Terminalserver, sowie mit DATEVasp kompatibel. Die Erweiterung DATEV Telefonie Basis muss installiert und lizensiert sein. Diese ist bei Ihrem DATEV Partner oder DATEV direkt erhältlich. Die “Telefonie-Integration für DATEV” ist mit Windows 10 oder neueren Versionen kompatibel.

Erforderliche Ports

Die STARFACE muss unter folgenden Ports vom Host der “Telefonie-Integration für DATEV” erreichbar sein (konfigurierbar ab Version 2.0 – STARFACE 7):

  • – 443 TCP (HTTPS)
  • – 5222 TCP (XMPP)

Weitere Information zur Portnutzung der STARFACE finden Sie unter: https://knowledge.starface.de/pages/viewpage.action?pageId=46564693

Lizenzierung

Ab der Version 1.1 und neuer der “Telefonie-Integration für DATEV” installieren Sie das STARFACE Modul DATEV_Client_vXX.sfm bzw. Telefonie-Integration_für_DATEV_vXX.sfm , siehe hierzu den Abschnitt „Installation“.

Für die Version 1.0.10 und älter ist zur Lizenzierung der “Telefonie-Integration für DATEV” das STARFACE Modul o-byte.com Lizenzierung erforderlich. Den Download und weitere Informationen zum Modull o-byte.com Lizenzierung finden Sie unter https://o-byte.com/dokumentation/o-byte-com-lizenzierung-fuer-desktop-anwendungen/


Lizenz: Unterschied “Telefonie-Integration für DATEV” Full & Light

Die “Telefonie-Integration für DATEV” wird in zwei unterschiedlichen Varianten vertrieben, als Full und Light Version. Die folgende Tabelle erläutert die Unterschiede im Funktionsumfang. Es ist nicht möglich die unterschiedlichen Varianten für eine Installation zu mischen.

Telefonie-Integration für DATEV FullTelefonie-Integration für DATEV Light
Minutengenaue Abrechnung der TelefongesprächeJaNein
Gesprächsnotizen zu jedem Gespräch erfassen JaNein
Mandaten direkt aus DATEV anwählenJaJa
Namensauflösung der Mandanten am TelefonJaJa

Installation

STARFACE Modul

Installieren Sie das STARFACE Modul Telefonie-Integration_für_DATEV_vXX.sfm auf Ihrer STARFACE Telefonanlage. Wechseln Sie hierzu im Admin-Menü zum Punkt „Module“ und wählen Sie anschließend den Tab „Modul-Library“. Im unteren Bereich finden Sie den Button „Modul importieren“, hierüber können Sie das heruntergeladene Modul in Ihre STARFACE importieren. Erstellen Sie im Admin-Menü unter dem Punkt „Module“ eine neue Instanz des Moduls. 

Telefonie-Integration für DATEV

Bitte führen Sie das Installationsprogramm Telefonie-Integration-für-DATEV-X.X.X.msi aus und folgen Sie den weiterführenden Anweisungen. Wiederholen Sie die Installation für jeden Client, auf dem die “Telefonie-Integration für DATEV” verfügbar sein soll. 

Adressbuch Exporter für DATEV

Bitte führen Sie das Installationsprogramm Addressbuch-Exporter-für-DATEV-X.X.X.msi auf einem Host mit DATEV-Stammdatendienst aus und folgen Sie den weiterführenden Anweisungen. Der Dienst wird als Benutzer installiert, bitte geben Sie diesen während der Installationsroutine an. Der Benutzer muss folgende Voraussetzung erfüllen: 

  • – Benutzer ist Mitglied der Gruppe “Administratoren”
  • – Benutzer hat Zugriff auf den DATEV-Stammdatendienst
  • – Benutzer muss ein Passwort gesetzt haben
  • – Benutzer muss vollständig angegeben werden (HOST- oder DOMÄNE\Benutzername bzw.  .\Benutzername)

Konfiguration – STARFACE Modul

STARFACE Modul – Adressbuch Import

Adressaten

Adressaten können nach Kanzleinamen getrennt in unterschiedliche STARFACE-Adressbücher importiert werden. Der Vorgabename lautet “Standard” und wird in das öffentliche Adressbuch (0) importiert. Diese Einstellungen brauchen nur angepasst werden, wenn mehrere Kanzleien eine gemeinsame STARFACE verwenden. Weitere Adressbücher werden im STARFACE Admin-Bereich unter “Adressbuch” mit der entsprechenden Bezeichnung und Ordnerzuweisung angelegt. In unserem Beispiel wurden zwei Adressbücher angelegt. Kanzlei1 (Adressbuchordner 1) und Kanzlei2 (Adressbuchordner 2).

Institutionen

Die Institutionen werden nur von einer Kanzlei importiert, da diese Datensätze von DATEV einheitlich gepflegt werden.

Im Feld Kanzlei geben Sie bitte die entsprechende Bezeichnung der Kanzlei an, den Sie im Adressbuch Exporter angegeben haben, der die Institutionen in die STARFACE importieren soll.

Achtung!

Das Importieren der DATEV Institutionen resultiert in über 15.000 zusätzlichen Einträgen im STARFACE-Adressbuch. Das können für kleinere Anlagen zu viele Einträge sein, die Funktion der Telefonie kann dadurch beeinträchtigt werden.

Zuweisung (ab Version 2.0)

Über die Notiz in den Stammdaten der Mandanten kann eine Rufnummer einem speziellen Feld im STARFACE Telefonbuch zugewiesen werden.

Hier können Sie die gewünschte Zuweisung der festgelegten Aliase vornehmen.

Beispiel: Alle Rufnummern die im Notizfeld in DATEV “Mobil” eingetragen haben, werden in der STARFACE in das Adressfeld “MOBILE” importiert.


Konfiguration – Telefonie-Integration für DATEV

Nach der Installation finden Sie die “Telefonie-Integration für DATEV” als Tray-Icon unten rechts in Ihrer Windows Taskleiste. Bei dem ersten Start der Anwendung öffnet sich der Konfigurationsdialog . Dieser kann ebenfalls über das Tray-Icon geöffnet werden.

Telefonie-Integration für DATEV – Konfiguration

STARFACE Zugangsdaten

Bitte geben Sie den Host (IP-Adresse / DNS Namen) der STARFACE sowie die Zugangsdaten des jeweiligen Benutzers an.

Als Port wird im Standard “443” genutzt. Sollten Sie den HTTPS Port in Ihrer STARFACE angepasst haben, müssen Sie den angepassten Port hier angeben. Diese Funktion steht ab der Clientversion 2.0.5 zur Verfügung.

Ab der Version 2.1 ist die Telefonie-Integration für DATEV mandantenfähig. Dies bedeutet, dass auf einer STARFACE mehrere Kanzleien mit verschiedenen Mandantenstammdaten (verschiedene DATEV-Installationen) in getrennten Adressbüchern arbeiten können. Für den jeweilige Clientbenutzer wird hier im Feld “Kanzlei” die entsprechende Adressbuchbezeichnung eingetragen. Die Adressbuchbezeichnungen werden in der STARFACE festgelegt.

Anrufeinstellungen

Eingehende Gespräche ignorieren: Mit dieser Option werden eingehende Gespräche ignoriert und nicht von der “Telefonie-Integration für DATEV” behandelt.

Ausgehende Gespräche ignorieren: Mit dieser Option werden ausgehende Gespräche ignoriert und nicht von “Telefonie-Integration für DATEV” behandelt.

Interne Gespräche ignorieren: Mit dieser Option werden interne Gespräche ignoriert und nicht von der “Telefonie-Integration für DATEV” behandelt.

Gesprächsdaten automatisch übergeben

Die Gesprächsdaten, wie Zeitpunkt, Mandant (sofern erkannt) und Dauer des Gesprächs, können an DATEV übergeben werden. Mit der Option Gesprächsdaten automatisch an DATEV übergeben kann dies automatisch für jeden Anruf erfolgen. Optional werden die Gesprächsdaten nur automatisiert übertragen, wenn es sich um ein identifiziertes Gespräch handelt (Telefonnummer des Anrufers ist einem Mandanten in DATEV zugeordnet), oder wenn Sie das Gespräch angenommen haben. Die Optionen können miteinander kombiniert werden. Alternativ können die Gesprächsdaten über das Fenster für die Gesprächsnotizen übertragen werden.

Fenster für Gesprächsnotizen

Sie können zu jedem Telefongespräch Notizen hinzufügen und zusammen mit den Gesprächsdaten (Zeitpunkt, Mandant, Dauer, etc.) an DATEV übergeben. Mit der Option Fenster für Gesprächsnotizen automatisch öffnen können Sie das Eingabefeld hierfür automatisch öffnen lassen. Optional wird das Fenster für die Gesprächsnotizen nur geöffnet wenn Sie das Gespräch angenommen haben. Alternativ kann das Fenster für die Gesprächsnotizen über die Benachrichtigung oder das Windows Tray-Icon geöffnet werden.


Konfiguration – DATEV Adressbuch Exporter

Telefonie-Integration für DATEV – Adressbuch Exporter

STARFACE Zugangsdaten

Bitte geben Sie den Host (IP-Adresse / DNS Namen) der STARFACE, sowie die Zugangsdaten eines beliebigen Admin Ihrer STARFACE Telefonanlage ein.

Als Port wird im Standard “443” genutzt. Sollten Sie den HTTPS Port in Ihrer STARFACE angepasst haben, müssen Sie den angepassten Port hier angeben. Diese Funktion steht ab der Clientversion 2.0.5 zur Verfügung.

Ab der Version 2.1 ist die Telefonie-Integration für DATEV mandantenfähig. Dies bedeutet, dass auf einer STARFACE mehrere Kanzleien mit verschiedenen Mandantenstammdaten (verschiedene DATEV-Installationen) in getrennten Adressbüchern arbeiten können. Der Adressbuch Exporter wird jeweils auf dem DATEV-Server der Kanzleien installiert. In der Konfiguration gibt man zur Unterscheidung die entsprechende Bezeichnung für das Adressbuch der Kanzlei an. Die Adressbuchbezeichnungen werden in der STARFACE festgelegt. Als Beispiel werden hier die Mandantenstammdaten der Kanzlei 1 in das STARFACE Adressbuch mit der Bezeichnung “Kanzlei1” importiert. So ist gewährleistet, dass die Stammdaten der jeweiligen Kanzleien in voneinander getrennten Adressbücher gespeichert werden.

Adressaten / Institutionen synchronisieren

Geben Sie an, ob die Adressaten (Mandanten) bzw. Institutionen synchronisiert werden sollen.

Verwaltung des Dienstes

Nach erfolgter Konfiguration werden eingehende Anrufe von Adressaten und Institutionen in der STARFACE Rufliste, an Endgeräten sowie im STARFACE UCC Client mit Namen aufgelöst. Mit der Schaltfläche „Export starten“ können Sie die Synchronisation der Adressaten und Institutionen manuell auslösen. Mit den Schaltflächen „Dienst starten“ bzw. „Dienst stoppen“ können Sie die Synchronisation der Adressaten und Institutionen starten bzw. stoppen. 


Anwendung

DATEV Client für STARFACE - Auswahl Mandant
Telefonie-Integration für DATEV – Auswahl Mandant
Telefonie-Integration für DATEV – Gesprächsnotizen

Allgemeine Funktionsweise

Die “Telefonie-Integration für DATEV” verbindet sich bei Programmstart automatisch mit Ihrer STARFACE Telefonanlage. Andernfalls können Sie die Verbindung über das Windows Tray-Icon unten rechts in Ihrer Taskbar aufbauen. Je nach gewählter Konfiguration werden die Gesprächsdaten, wie Zeitpunkt, Mandant (sofern erkannt) und Dauer eines Telefongesprächs, automatisch an DATEV übertragen. Andernfalls erfolgt die Übertragung der Gesprächsdaten manuell über das Fenster für die Gesprächsnotizen.

Sollte eine Rufnummer mehreren Mandanten zugeordnet sein, so können Sie vorab den Mandanten auswählen (siehe Screenshot: Telefonie-Integration für DATEV – Auswahl Mandant). Sollte kein Mandant automatisch erkannt werden, oder die Auswahl ist nicht zutreffend, so können Sie über das Suchfeld einen anderen Mandanten auswählen.

Erfassen von Gesprächsnotizen

In dem Fenster “Gesprächsnotizen” wird Ihnen zudem der Name des Mandanten (sofern die Telefonnummer des Anrufers einem Mandanten zugeordnet ist) angezeigt. Zur leichteren Identifizierung eines Mandanten werden Ihnen zusätzlich die zugehörige Rufnummer und die E-Mail Adresse. Über das Eingabefeld können Sie während des Gesprächs oder im Anschluss Ihre Notizen zum Telefonat erfassen.

Daten weitergeben an DATEV

Über den Button Daten weitergeben an DATEV werden die Gesprächsdaten und -notizen an DATEV übergeben und dem korrekten Mandanten zugeordnet (siehe Screenshot: Telefonie-Integration für DATEV – Gesprächsnotizen). Bitte beachten Sie, dass zur Weitergabe der Daten unbedingt der DATEV Arbeitsplatz geöffnet sein muss!

Neues Gespräch

Mit der Schaltfläche “Neues Gespräch” können Sie während eines laufenden Telefonats ein weiteres “virtuelles” Gespräch erzeugen. Dies ist hilfreich, wenn ein laufendes Telefonat von einem Mandanten zu einem anderen übergeben wird. Das laufende Gespräch wir dann als beendet an DATEV signalisiert.

Um diese Funktion genauer zu verstehen, erläutern wir diese mit Hilfe eines Use-Cases:

Ein Geschäftsführer ruft an. Dieser Geschäftsführer hat 2 Firmen. Jede Firma stellt einen eigenen Mandaten in DATEV dar. Im Gespräch geht es erst um Firma A = Mandat A. Nach einer gewissen Zeit geht es um Firma B = Mandat B. Mit der Funktion “Neues Gespräch” kann die Dokumentation für Mandant A abgeschlossen werden ohne das Telefonat zu beenden. Das neue Gespräch dokumentiert dann die Zeiten für Mandant B. Dies erleichtert den Abrechnungsprozess und trennt trotz einem Anrufer die Leistungen für die beiden zugehörigen Mandaten.

Adressat ändern

Sollten Sie versehentlich bei der Auswahl des Mandanten den falschen gewählt haben, so können Sie über die Schaltfläche “Adressat ändern” einen anderen Mandanten auswählen. Sie sehen hier ebenfalls alle anhand der Rufnummer erkannten Mandanten, sowie das Suchfeld zur Auswahl eines anderen Mandanten.


Modulversionen & Download

Hinweise:

Bitte achten Sie beim Download auf die Kompatibilität zu Ihrer STARFACE!

Mit Klick auf den Downloadlink einer Modulversion öffnen sich ein Fenster mit Installationshinweisen und ein Pop-up-Fenster.

Modul testen: Bitte tragen Sie Ihre Mailadresse ein, stimmen der Datenschutzbestimmung zu und klicken auf „Download“. Der Downloadlink wird Ihnen per Mail zur Verfügung gestellt. Sie können das Modul 14 Tage kostenlos testen.

Nach dem Kauf oder Update: Bitte verifizieren Sie sich mit Ihrer Mailadresse. Für die Inbetriebnahme/das Update ist kein Lizenzschlüssel nötig.

Das Modul wird Ihnen als zip-Datei zur Verfügung gestellt.

VersionKompatibilitätDownloadChangelog
2.0.5 / v94STARFACE
7.0.x – 7.1.x
DATEV-Client-2.0.5.zip– Update auf STARFACE 7.0 bzw. 7.1
– Unterstützung für Telefonbuch-Feldzuweisungen via Kommunikationsnotizen in DATEV
– Der HTTPS-Port der STARFACE ist jetzt konfigurierbar
– Layoutänderung des Einstellungsfensters vom Client
– Auch redundante Telefonnummern werden in das STARFACE-Adressbuch geschrieben
– Optimierung im Umgang mit verschiedenen Länderkennungen
2.1 / v116STARFACE
7.1.0.3 – 7.2.0.5
DATEV-Client-2.1.zip– Unterstützung für Mandantenfähigkeit hinzugefügt
2.2.1 / v117STARFACE
7.1.0.3 – 7.2.1.3
DATEV-Client-2.2.1.zip– Inaktive Adressaten werden nicht mehr synchronisiert
– Update auf STARFACE 7.2
2.3 / v119STARFACE
7.3.0.10 – 7.3.1.3
DATEV-Client-2.3.0.zipUpdate auf STARFACE 7.3
– Fix: Für den Fehlerdialog LicenseMaxUsersExceeded werden jetzt korrekt die richtige Anzahl an lizenzierten Benutzern angezeigt
– Fix: Das license-dotNET-Projekt (LicenseProxyClient) wurde so angepasst, dass für requests und responses Base64 kodierte JSON-Strings versendet und empfangen werden (Git-Repo).
Update auf STARFACE 7.3.1.3
2.3.2 / v130STARFACE
7.3.0.10 – 7.3.1.5
DATEV-Client-2.3.2.zipAnpassung der Funktionalität
2.4.1 / v141STARFACE
8.0.0.5 – 8.0.0.14
DATEV-Client-2.4.1.zipUpdate auf STARFACE 8
-Update der Lizenzierung
2.4.2 /
v142
STARFACE
8.0.0.5 – 8.0.0.14
DATEV-Client-2.4.2.zipFix: Faxnummern aus DATEV wurden in die PBX als Telefonnummern importiert
2.5 /
v151
STARFACE
8.1.0.4 – x
DATEV-Client-2.5.0.zipUpdate auf STARFACE 8.1
2.5.1 /
v152
STARFACE
8.1.0.4 – x
DATEV-Client-2.5.1.zipExporter:
Fix: Faxnummern aus DATEV wurden in die PBX als Telefonnummern importiert 
Client:
Fix: Das Auswahlfenster hat keine Kontakte angezeigt, obwohl das Modul korrekt Kontakte an den Client gesendet hat
2.5.1 /
v153
STARFACE
8.1.0.4 – x
DATEV-Client-2.5.2.zipBugfix: Module deaktivieren sich sporadisch nachts

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