Mit unseren 5 Tipps zur smarten UCC Telefonanlage

Das Zeitalter der ISDN-Telefonie ist vorbei, in diesem Punkt sind sich alle einig. Eine Voice over IP Telefonanlage heißt jedoch noch lange nicht, dass Sie das Optimum im Bereich digitale Telefonie erreicht haben. Längst haben sich neue Herausforderungen in der Business-Telefonie ergeben. Video-Meetings, Collaboration Tools, Home-Office und vieles mehr sind die neuen Herausforderungen, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben. Hinter der Herausforderung steckt allerdings auch eine Chance, richtig umgesetzt profitieren Sie von einer höheren Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Mit unseren 5 Tipps für Ihre smarte UCC Telefonanlage gelingt es Ihnen, die Herausforderung zu meistern. Ganz nebenbei: Sichern Sie sich jetzt eine Förderung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie für Ihr digitales Projekt.

1. STARFACE UCC Telefonanlage

Business-Telefonie ist heute viel mehr als nur ein reines Telefonat. o-byte setzt auf den deutschen Hersteller STARFACE mit seiner gleichnamigen UCC Telefonanlage. STARFACE bündelt alle Kanäle zur Kommunikation auf Ihrem Desktop und Smartphone. Eine hocheffiziente Telefonie mittels Voice over IP, ein integrierter Chat mit Ihren Kollegen und Konferenzen sind mit dem STARFACE UCC Client für Windows und macOS sowie als App für iPhone und Android kein Problem. Darüber hinaus bietet STARFACE ein leistungsstarkes Screensharing mit Remote Control Funktionenebenso wie Video-Konferenzen. Faxe können digital direkt am PC empfangen und versendet werden.

Dank der UCC Clients für alle gängigen Plattformen können Ihre Mitarbeiter das Büro einfach mitnehmen. Telefonieren mit der Büronummer – egal, ob aus dem Büro, von unterwegs oder im Home-Office – wird zum Kinderspiel. STARFACE ist mehrfach von der Fachpresse ausgezeichnet worden und bietet seine UCC Telefonanlage als Appliance, VM-Edition sowie als flexible Cloud Lösung an.

STARFACE UCC Telefonanlage - Appliances
STARFACE UCC Telefonanlage – Appliances

2. Microsoft Teams Integration

Neben einer smarten Telefonanlage sollten Sie ebenfalls auf smarte Collaboration Tools setzen. Arbeiten im Team ist von unterwegs und im Home-Office dann fast so wie im Büro. Microsoft Teams bringt eine breite Palette solcher Tools mit, darüber hinaus integrierte Audio- und Videokonferenzen mit internen und externen Teilnehmern. Das Problem: Während man an einer Teams Besprechung teilnimmt, ist man auf der herkömmlichen Telefonanlage weiterhin erreichbar. Den Status in der Telefonanlage, wenn überhaupt möglich, jedes Mal manuell anzupassen, kann auf Dauer ganz schön nervig sein.

o-byte verbindet Microsoft Teams mit der smarten Telefonanlage STARFACE. Mit der Erweiterung TeamsConnect werden Ihre Kollegen in der STARFACE automatisch auf „Ruhe“ bzw. „DnD“ gesetzt, wenn diese mit Teams einen Anruf tätigen oder in einer Besprechung sind. Zudem können Sie den Status aus Microsoft Teams in den Chat-Status der STARFACE übertragen. Dabei bestimmen Sie selbst, welcher Status welche Auswirkungen für die Benutzer Ihrer STARFACE Telefonanlage hat.

Ihre Mitarbeiter werden dann nicht mehr durch Anrufe gestört, wenn sie beispielsweise in einem Meeting sind. Auf der anderen Seite ist der aktuelle Status Ihrer Kollegen in allen Plattformen ersichtlich, auch für Mitarbeiter, die zum Beispiel STARFACE, nicht aber Microsoft Teams nutzen.

3. Integration für Microsoft Exchange

Noch weiter verbreitet als Teams ist die E-Mail-Lösung Microsoft Exchange. Ihr Kalender aus Exchange oder Office 365 lässt sich perfekt in die smarte Telefonanlage integrieren. So haben Termine frei konfigurierbare Einflüsse auf den Status Ihrer Kollegen in der STARFACE. Mitarbeiter lassen sich automatisch auf „Ruhe“ bzw. „DnD“ setzen, eine Rufumleitung aktivieren sowie der Statustext im Chat des STARFACE UCC Clients anpassen.

Ein Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter hat einen Termin mit einem Kunden und ist dementsprechend telefonisch nicht erreichbar. Für den Termin hat der Kollege einen „Außer Haus“-Termin in seinem Kalender angelegt. Die STARFACE Erweiterung „Exchange-Status-Sync“ setzt den Mitarbeiter zum Termin automatisch auf „Ruhe“ bzw. „DnD“ und setzt als Statustext den Titel des Termins. Im Anschluss des Termins wird der Mitarbeiter wieder automatisch auf „Verfügbar“ gesetzt und ist telefonisch erreichbar.

Ihr Vorteil: Sie und Ihre Kollegen werden bei Terminen automatisch auf „Ruhe“ bzw. „DnD“ gesetzt und können nicht durch Anrufe gestört werden. Auf der anderen Seite wissen Ihre Mitarbeiter immer Bescheid, wo ihre Kollegen sind, ohne extra im Kalender schauen zu müssen.

4. DATEV Integration für Steuerberater und -kanzleien

Der DATEV Client für STARFACE integriert Ihre Telefonanlage in die DATEV-Umgebung. Mit der Erweiterung können Sie wertvolle Zeit sparen, denn Mandanten und Institutionen rufen Sie mit nur einem Klick direkt aus DATEV an. Zudem werden alle Mandanten in der DATEV bei einem eingehenden Anruf mit Namen am Telefon oder STARFACE UCC Client aufgelöst, so wissen Sie bereits, wer anruft, bevor Sie den Hörer abnehmen.

Sie möchten Ihre Telefonate mit Mandanten genau und effizient abrechnen? Der DATEV Client dokumentiert jedes Telefonat in der DATEV-Telefonie-Basis mit Zeitpunkt und Dauer des Telefonats. Wird der Mandant anhand seiner Rufnummer erkannt, erfolgt eine automatische Verknüpfung der Informationen. Optional können Sie Ihre eigenen Notizen zu einem Telefonat hinzufügen, hierfür öffnet sich ein eigenständiges Notizfenster.

Mit dem DATEV Client sparen Steuerberater Zeit, können Telefonate mit Mandanten minutengenau abrechnen und fügen auf Wunsch ihre eigenen Notizen zu einem Telefonat hinzu. Dank der Namensauflösung des Anrufers wissen Sie bereits, wer anruft, noch bevor Sie den Hörer abnehmen.

5. Ihre smarte UCC Lösung entwickeln lassen

Neben unseren bestehenden Erweiterungen können wir als STARFACE zertifizierter Modul Creator Ihre individuelle Erweiterung oder Integration einfach entwickeln. Die STARFACE Telefonanlage bietet mit ihrem offenen Modulsystem die erforderliche Grundlage dafür. Von der Integration Ihres CRM-Programms, wie zum Beispiel beim DATEV Client, bis hin zu individuellen Erweiterungen der Telefonanlage sind alle Projekte denkbar. Bevor Sie einen Euro in die Hand nehmen, prüft unsere Entwicklung Ihr Anliegen auf Machbarkeit und schätzt die Kosten für Sie. Wir garantieren mit unserer Softwarepflege optimalen Investitionsschutz für Ihre Entwicklung und garantieren Kompatibilität für zukünftige STARFACE Versionen. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

obyte - Entwicklung von STARFACE Erweiterungen