Exchange-Status-Sync

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Was kann das Modul?

Die STARFACE Erweiterung „Exchange-Status-Sync“ integriert den Kalender aus Microsoft Exchange oder Office 365 perfekt in die STARFACE Telefonanlage. So wird automatisch für die verschiedenen Arten von Terminen, wie „Gebucht“ oder „Außer Haus“, eine Rufumleitung für den betreffenden Benutzer aktiviert oder dieser auf „Nicht stören“ gesetzt. Zudem kann der Chat-Status entsprechend angepasst und der Betreff des Termins übernommen werden.

Verfügbare Plattformen

Kompatibel mit STARFACE Appliance Kompatibel mit STARFACE VM-Edition Nicht kompatibel mit STARFACE Cloud

Technische Voraussetzungen

ab STARFACE 6.7.1


Modulkonfiguration

Hinweis: Wenn die Mailadressen der STARFACE Nutzer geändert werden, oder Personenzuordnungen in der Gruppe, müssen die Nutzer neu gecached werden vom Modul. Dafür ist ein Neustart der Instanz nötig.

Konfiguration: Exchange

Exchange Konfiguration

EWS-URL: Geben Sie die Server-URL zur Abfrage der EWS-Schnittstelle an. Im Regelfall ist diese wie folgt: 

https://[Exchange-Server]/EWS/Exchange.asmx

Hinweis: Ersetzen Sie [Exchange-Server] durch die IP-Adresse / DNS-Namen.

Bei Office 365 ist der Server outlook.office365.com. Nehmen Sie folgenden Eintrag vor:

https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx

ESW-Benutzer/Passwort:  Geben Sie einen Benutzer und dessen Passwort ein. Bitte beachten Sie, dass der Benutzer das Leserecht auf die Kalender aller abzufragenden Nutzer haben muss. 

Benutzergruppe: Geben Sie die Auswahlgruppe an, welche von der STARFACE Erweiterung behandelt werden soll. Erstellen Sie hierzu eine neue Gruppe. Fügen Sie dieser alle Benutzer hinzu, die von dem Modul behandelt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass der Abgleich über die E-Mail-Adresse erfolgt. Bei den STARFACE Benutzern muss folglich die korrekte E-Mail-Adresse hinterlegt sein.


Aktionen

Konfiguration: Aktionen

Standardaktionen

In Microsoft Exchange bzw. Office 365 gibt es die Terminarten „Frei“, „Beschäftigt“, „Abwesend“ und „Mit Vorbehalt“. Diese können in Outlook bei der Erstellung eines neuen Termins unter „Anzeigen als“ ausgewählt werden. Sie können für jede Terminart eine der folgenden Standardaktionen definieren:

NONE – Nichts tun
DND – „Nicht stören“ aktivieren
FORWARD – Anrufweiterleitung (immer) aktivieren

Bitte beachten Sie, dass die Benutzer für die Anrufweiterleitung eine gültige „Immer-Umleitung“ vorkonfiguriert haben müssen. 

Weiterleitung für interne Anrufe: Geben Sie an, ob die Anrufweiterleitung auch für interne Anrufe aktiviert werden soll. 

Manuelle Aktionen

Sie können für Termine auch eine eigene Aktion definieren und somit die oben definierte Standardaktion überschreiben. Hierzu muss der Anwender in der Betreffzeile des Termins eines der folgenden Schlüsselwörter in Klammern () vermerken:

Schlüsselwort (deutsch)Schlüsselwort (englisch)Ausgeführte Aktion
(Keine Ruhe) / (Ruhe) (No DND) / (DND)„Nicht stören“ (DND) deaktivieren / aktivieren
(Keine Anrufe weiterleiten) / (Anrufe weiterleiten)(No call forwarding) / (Call forwarding)Rufumleitungen deaktivieren / aktivieren
(Keine Aktion)(No action)Voreingestellte Aktionen ignorieren

Hinweis: Bitte fügen Sie das Schlüsselwort am Ende Ihres eigentlichen Betreffs an und beachten Sie die Groß-/Kleinschreibung des Schlüsselwortes.


Chat-Status

Neben dem Ausführen der Aktionen kann die STARFACE Erweiterung auch den Chat-Status setzen und den Status-Text anpassen.

Konfiguration: Chat-Status

Chat-Status setzen

Die Option setzt den Chat-Status je nach gewählter Terminart:

TerminartChat-Status
Frei
An anderem Ort tätig
Mit Vorbehalt
Available
GebuchtDo not Disturb
Außer HausExtended away

Termintitel als Status-Text

Die Option „Termintitel als Status-Text“ setzt den Termintitel (Betreff) als Status-Text des jeweiligen Benutzers. Auch eine Kombination von Chat-Status und Termintitel ist möglich. Im Regelfall wird der Titel des „wichtigsten“ Termins übernommen.

Titel von parallelen Terminen verketten

Mit der Option „Titel von parallelen Terminen verketten“ werden bei parallelen Terminen die beiden Titel verkettet und als Status-Text gesetzt (z.B. „Titel 1, Titel 2“).

Status nicht überschreiben

Ist die Aktion „Status nicht überschreiben“ aktiviert, ist das Modul führend und Nutzer können ihren Status nicht von Hand im Client setzen. Bleibt diese Option deaktiviert, wird der Status entsprechend dem Kalender neu als „verfügbar“ oder „Nicht verfügbar“ (tritt bei der Abmeldung auf) gesetzt.

Benutzerstatus nicht zurücksetzen

Die Option „Benutzerstatus nicht zurücksetzen“ bewirkt, dass beim Deaktivieren der Modulinstanz der gesetzte Status nicht zurückgesetzt wird. Bleibt diese Option deaktiviert, setzt das Modul nur die Status zurück, die es selbst gesetzt hat.

Ignoriere Status „Abwesend“

Die Option „Ignoriere Status „Abwesend““ bewirkt, dass die Status entsprechend des Kalenders gesetzt werden, wenn der Status „Abwesend“ durch die Clients (ggf. automatisch bei Inaktivität) gesetzt wird.


Modulversionen & Download

Hinweise zum Download:

Bitte achten Sie beim Download auf die Kompatibilität zu Ihrer STARFACE!

Mit Klick auf den Downloadlink einer Modulversion öffnen sich ein Fenster mit Installationshinweisen und ein Pop-up-Fenster.

Modul 14 Tage kostenlos testen: Bitte tragen Sie Ihre Mailadresse ein, stimmen der Datenschutzbestimmung zu und klicken auf „Download“. Der Downloadlink wird Ihnen per Mail zur Verfügung gestellt.

Nach dem Kauf oder Update: Bitte verifizieren Sie sich mit Ihrer Mailadresse. Für die Inbetriebnahme/das Update ist kein Lizenzschlüssel nötig.

Das Modul wird Ihnen als .sfm Datei zur Verfügung gestellt.

VERSIONKOMPATIBILITÄTDOWNLOADCHANGELOG
1.2.5STARFACE
6.7.1.14 – 6.7.3.22
ExchangeStatusSync_v99.sfmErste Version
1.2.6STARFACE
6.7.1.14 – 6.7.3.22
ExchangeStatusSync_v101.sfm– Übersetzung ins Englische hinzugefügt
2.1.6STARFACE
7.0.0.2 – 7.1.1.7
ExchangeStatusSync_v140.sfm Update auf STARFACE 7 bzw. 7.1
– Verbesserung im Bereich Umleitungen
– Automatisierung der Ausführung Statusabgleich
– Verbesserung im Logging
– Neue Option: Erlaube selbst-signierte Zertifikate
– Neue Option: Hostnamen nicht verifizieren
– Termintext in Klammern wird nicht mehr aus dem Chatstatus entfernt
– Anpassung der Modultexte
2.2STARFACE
7.1.0.3 – 7.1.1.7
ExchangeStatusSync_v141.sfm – Setzen des „Termintitel als Status-Text“ ohne Chat-Status zu setzen
– HTTP-Timeout von 30 Sekunden für alle EWS-Abfragen hinzugefügt
2.2.1STARFACE
7.1.0.3 – 7.1.1.7
ExchangeStatusSync_v142.sfm– Verbesserung der Performance bei Datenbankabfragen
2.3STARFACE
7.1.1.7 – 7.2.1.2
ExchangeStatusSync_v144.sfm– Benutzer können die DND-Funktion verwenden, ohne dass sie vom Modul überschrieben wird
2.3.2STARFACE
7.1.1.7 – 7.2.1.x
ExchangeStatusSync_v149.sfmUpdate auf STARFACE 7.2
– Modul Statuspriorität auf 2 gesetzt
– Fix: Aktion ‚NONE‘ hatte DND auf false gesetzt
– Fix: Wenn der Benutzer in einer NEON Meeting ist, werden die Termine im Exchange nicht berücksichtigt
Update auf STARFACE 7.2.1
2.4.1STARFACE
7.1.1.7 – 7.2.1.3
ExchangeStatusSync_166.sfm– Option hinzugefügt, um die Statuspriorität über die Clients zu erhöhen
Info: Terminstatus werden nur zu Beginn und Ende des Moduls gesetzt
– Option hinzugefügt, um das Zurücksetzen der Status bei Instanzdeaktivierung zu verhindern
– Option „Ignoriere Status Abwesend“ hinzugefügt. Wenn aktiv, wird der Status „Abwesend“ wie „(Nicht) Verfügbar“ behandelt
– Fix: Statustexte werden nach Ablauf des Termins entfernt
– Fix: beim Ausloggen wird der Status „Nicht verfügbar“ durch die Clients gesetzt. Dieser wird jetzt wie der Status „Verfügbar“ behandelt und Kalendertermine werden wieder hergestellt
– Verbessertes Logging
2.6STARFACE
7.3.0.10 – 7.3.x
ExchangeStatusSync_172.sfmUpdate auf STARFACE 7.3
– Update Lizenzierung auf 2.9

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