Unsere 5 Tipps für Ihr digitales Fax mit STARFACE

Das Fax wird von vielen verflucht, ist allerdings immer noch nicht aus deutschen Unternehmen wegzudenken. Dabei ist das Fax bereits seit 1979 in Deutschland existent, die zugrunde liegende Technik ist noch viel älter. Dennoch finden wir über 40 Jahre später in nahezu jedem Büro ein Faxgerät. Der Grund dafür ist die notwendige rechtliche Sicherheit beim schnellen Versand eines Dokuments, teilweise verpflichten rechtliche Vorschriften dazu. Ein digitales Fax wäre die Lösung, um viele Prozesse einfacher zu machen und zu beschleunigen.

Fest steht, das Fax hat immer noch seinen festen Platz in der Unternehmens-Telekommunikation und ist auch so schnell nicht weg zu denken. Aus diesem Grund haben wir fünf Tipps für Ihr digitales Fax zusammengetragen, damit Sie schneller und produktiver arbeiten können.

STARFACE Telefonanlage - Digitales Fax
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1. Kein Papier mehr verschwenden mit dem SoftwareFax

Die STARFACE Voice over IP Telefonanlage kann eingehende Faxe mit der Funktion „SoftwareFax“ digital weiterverarbeiten. So werden diese als PDF-Datei auf der Anlage abgespeichert und Benutzern oder Gruppen zur Verfügung gestellt. Sie können das Fax dann über den STARFACE UCC Client abrufen. Alternativ lassen Sie sich das Fax direkt von der STARFACE per E-Mail zusenden. Auch der Versand eines Fax kann digital erfolgen und somit Papier sparen, dazu benötigen Sie lediglich den STARFACE UCC Client für Windows oder macOS. Öffnen Sie ein beliebiges Dokument und danach den Druckdialog, dann die Option STARFACE Fax auswählen, Nummer eingeben und fertig.


2. Digitale Archivierung mit FaxSpooler

Manche Mitarbeiter brauchen einfach das Papier in der Hand, also lassen Sie das Fax wie bisher einfach ausdrucken. Ein Blatt Papier landet allerdings auch mal schnell im Mülleimer –fatal, wenn über das Fax auch wichtige Geschäftsvorgänge wie Bestellungen oder Lieferscheine versendet werden. Unsere STARFACE Erweiterung „FaxSpooler“ ermöglicht das Drucken eines SoftwareFax auf einem beliebigen Drucker im Netzwerk. Sie können dabei je nach Zielnummer einen anderen Drucker für den Ausdruck konfigurieren.

Der FaxSpooler druckt ein eingehendes Fax aus und archiviert dieses gleichzeitig digital auf Ihrer STARFACE Telefonanlage. So können Sie unter anderem den strengen Auflagen zur Aufbewahrung der DSGVO gerecht werden, gleichzeitig kann ein „verlorenes“ Fax schnell aus der STARFACE Telefonanlage gezogen werden.


3. Versand als unterschiedliche Absender

Ihre diversen Abteilungen haben unterschiedliche Fax-Nummern? Damit Sie die richtige Nummer beim Versenden eines Fax anzeigen, mussten Sie bisher zu den unterschiedlichen Fax-Geräten laufen. Mit unserer STARFACE Erweiterung „Abweichende Faxeinstellung“ können Sie das Fax ganz bequem vom PC aus versenden. Wählen Sie einfach die vorkonfigurierte Absende-Nummer und den –namen aus und versenden Sie das Fax als SoftwareFax (siehe Tipp1).

Ein wichtiges Fax? Unser Modul ermöglicht Ihnen, mit einem Klick eine Sendebestätigung anzufordern. Standardmäßig müssen Sie hierzu einen langen Umweg über das STARFACE Webinterface gehen. Mit „Abweichende Faxeinstellung“ ist dies mit einem Klick im STARFACE UCC Client für Windows oder macOS erledigt.


4. Fax von und zur Warenwirtschaft / CRM

Viele CRM-Programme bieten die Möglichkeit, Dateien vom Dateisystem einzulesen und weiterzuverarbeiten. Warum dies nicht nutzen und ein eingehendes Fax automatisch ins CRM einpflegen lassen? Mit unserer STARFACE Erweiterung „Fax to Share“ wird ein eingehendes Fax auf eine beliebige Windows- oder SSH-Freigabe übertragen. Diese Freigabe muss dann nur noch von Ihrer Warenwirtschaft abgefragt werden.

Andersherum kann Ihr CRM-Programm oder Warenwirtschaft natürlich auch Dateien exportieren. Mit der STARFACE Erweiterung „Fax from Share“ können diese Dateien als Fax versendet werden. Dazu muss lediglich im Dateinamen oder versteckt in der Datei (z. B. weiße Schrift auf weißem Grund) die Zielnummer enthalten sein. So können Sie Ihr CRM-Programm als digitales Fax verwenden und den Versand automatisieren.


5. Automatisiert Werbung per Fax versenden

Ihre Kunden schicken die Bestellung immer per Fax? Dann können Sie dieses Medium auch perfekt nutzen, um Ihren neuen Produktkatalog oder Aktionen direkt per Fax an Ihre Kunden zu verteilen. Völlig automatisch können Sie dies mit der STARFACE Erweiterung „Fax-Rundschreiben“ erledigen. Laden Sie einfach den gewünschten Inhalt als PDF-Datei sowie eine CSV-Liste mit den Empfängern hoch und den Rest erledigt das Modul für Sie.


Fazit: Das Fax ist nicht tot, nur anders

Wie beschrieben, werden Mitarbeiter in deutschen Unternehmen sich wohl auch in Zukunft mit dem Fax beschäftigen müssen. Wenn man jedoch nicht mehr am Faxgerät stehend geduldig auf den Versand warten muss, ist schon vieles gewonnen. Eine innovative STARFACE Telefonanlage und entsprechende Integrationen helfen dabei, ein digitales Fax zu implementieren, das Abläufe smart und automatisch macht und damit schneller und produktiver ist. Das Fax ist nicht tot, nur anders!